PORT AUTONOME D'ABIDJAN
SEJEN CI collabore avec l’Autorité Portuaire de la Côte d’Ivoire, pour améliorer la prise de décision en temps réel de sa Direction Commerciale Marketing et Communication.
Contexte
Le Port Autonome d'Abidjan (PAA) est le deuxième plus important d'Afrique après le Port de Durban (en Afrique du Sud). Le PAA contribue à environ 90% des recettes douanières de la Côte d'Ivoire, abrite 65% des activités industrielles du pays et reste le principal centre économique du pays représentant 60% du PIB ivoirien. Le fonctionnement optimal du port est donc essentiel au développement économique et à l'économie de la Côte d'Ivoire. Il sert également de passage pour les pays voisins comme le Burkina Faso, le Mali, le Tchad, le Niger ou la Guinée qui n'ont pas d'accès côtier. En effet, 70% de leur commerce extérieur y transite.
Défis
Dans l'accomplissement de ses missions et objectifs, la Direction du Marketing Commercial et de la Communication (DCMC) du PAA produit des rapports périodiques d'activité. Elle utilise ces rapports pour la prise de décision et la planification, notamment sur les aspects « Actions Commerciales », « Marketing » et « Communication » vis-à-vis des clients. Jusqu'à récemment, la production de ces rapports était effectuée manuellement et affectait la capacité de l'institution à avoir accès à des données précises et à jour nécessaires à une gestion optimale des activités portuaires. Les difficultés causées par la production de ces rapports étaient dues à la lenteur du processus et aux erreurs liées au traitement manuel des données. En effet, les rapports d'activité du mois précédent étaient produits à la fin du mois suivant, afin d'éviter une répétition de ce processus long et coûteux. Ce long retard dans la production de ces rapports a causé des problèmes de visibilité pour le PAA, qui disposait de peu d'informations sur les activités du mois en cours et ne pouvait pas prendre de décisions en temps réel sur les actions à entreprendre. De plus, les rapports produits auparavant comportaient souvent des erreurs dues au traitement manuel de données provenant de diverses sources. Enfin, cette activité était intensive en ressources humaines ; un minimum de cinq (5) agents y participaient chaque mois – on estimait qu'il fallait en moyenne 300 heures par mois pour accomplir cette tâche – ce qui ne constituait pas une gestion optimale de ces ressources.
Solution
Pour résoudre ces problèmes de création de rapports, SEJEN CI a créé une plate-forme de création de rapports dédiée qui automatise les tâches et produit des rapports en temps quasi réel. L'automatisation élimine le risque d'erreurs dues aux opérations manuelles et offre la flexibilité de la création de rapports ad hoc. L'automatisation permet également aux agents précédemment affectés de se concentrer désormais sur l'analyse et l'interprétation des rapports d'opérations portuaires.
Approach
- Comprendre l'environnement et identifier les besoins spécifiques. En effet, malgré l'existence d'une base de données Port Information System (SIP), les données contenues ne répondaient pas aux besoins de la DCMC ;
Résoudre les problèmes de performances. Comme la base de données historique est continuellement sollicitée par les utilisateurs du Port, sa performance a été fortement affectée par la production des rapports requis
Résoudre certaines incohérences dans la base de données SIP (telles que des erreurs de saisie, des insuffisances dans certains processus, etc.) et éclairer l'élaboration de rapports d'anomalies afin que les actions correctives nécessaires puissent être initiées par le PAA
Initier une phase pilote en développant des outils d'extraction quotidienne (ETL) des données nécessaires pour alimenter une base de données statistiques pour la création de rapports DCMC
Recueillir les commentaires et les réactions des résultats de la phase pilote pour ensuite informer la finalisation du système
Résoudre certaines incohérences dans la base de données SIP (telles que des erreurs de saisie, des insuffisances dans certains processus, etc.) et éclairer l'élaboration de rapports d'anomalies afin que les actions correctives nécessaires puissent être initiées par le PAA
Former les utilisateurs et les administrateurs au fonctionnement du nouveau système.
Results and Impact
La démarche entreprise par SEJEN a permis de mettre en place 28 rapports d'activités, et parmi eux 7 rapports concernant les activités liées aux clients, aux marchandises, aux conteneurs, ainsi qu'aux navires et 21 rapports d'anomalies sur les activités portuaires.
In addition, the immediate impacts identified by the client were as follows:
- The report creation activity is automated, thus limiting human errors and reducing the time required for their production;
- This project freed up the 5 agents usually involved in manual production, allowing the reallocation of more than 300 hours of productivity;
- The reports are accessible on a web interface;
- This web interface has a functionality for planning report execution and sharing the result by email to the managers concerned;
- The PAA can now monitor port-related activities on a daily basis;
- Reports are updated automatically as data is entered into the port information system by agents;
- PAA staff can now focus on analyzing and interpreting data and supporting and informing business actions.
Le succès de cette activité a inspiré une autre direction de la PAA (la Direction des Etudes Economiques, de la Stratégie et de la Planification ou DEESP) de la Direction de la Performance Portuaire à lancer, avec l'aide du SEJEN, un projet similaire d'automatisation et de calcul en temps réel des PAA. des indicateurs de performance.
Key Stakeholders
